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書類ミスに対する問題解決療法の適用【その2】

前回の続きです。★をつけた個所をインターネットで調べてみました。

文章校正の方法
→内容を把握しない、意味を理解しせず形でみる
→本を読む 間違った日本語について書かれた本を読む 辞書を買って疑問になった点は調べるようにする。
→雑誌などを買って校正をしてみる。声に出して読む。削ることはあっても追加はしない。
→ツールを使う。ソフトの校正機能

その他
→時間の制約があるとミスしやすい。普段と違うときも。
→必ずミスする前提でいる。チームで防ぐ。口に出す。

(4)手段を評価し実行する
実行可能か。効果的か。の2軸で今までのアイディアを判断します。
                                       実行可能性 効果的か
見直す。 PCの前に「書類を見直すこと」と書いた付箋を張り付ける。100 70
ミスしやすいポイントを事前にあげる。 90 65
この書類を書く意味を考える 90 90
印刷する。印刷プレビューでみる。メモ帳に張り付けてみる。70 70
文章校正の方法
内容を把握しない 90 50
本を読む。雑誌の添削 30 80
ツールの利用 20 80
時間が経ってから見直す 70 70
なるべく落ち着いてする 65 60
コピペに頼らずに自力で書く 70 70
一つ一つチェックする。他の人にチェックして頂く チェックシートを作ってチェックする 70 60
先輩はどう対策されているか考えを伺う 50 70
書類に限らずほかのチェックはどうされているか調べる。電車の車掌さん→指さし確認 90 60
時間の制約があるとミスしやすい。普段と違うときも。 50 30
必ずミスする前提でいる。チームで防ぐ。口に出す。 10 80
「自分は書類をミスしやすいんだ」と心の中で意識する。
紙に印刷して逆さから読む。 80 70
他の方が同じ書類を書かれていたらそれを見る。 60 85


◆実行プランの作成


今回問題となっているのは1.台帳、2.週報、3.旅費の3点。
共通の対策と個々に応じた対策をする。
個々に応じた対策とは「ミスしやすいポイントを事前にあげる」のことをさす。

<共通の対策>

実行可能性が60より小さい案は削除する。
60以上のものをまとめる。

まとめたもの

→共通の対策として
--------------------------------------------------------------------------
・書類を書く前に目的を把握する。
・「この書類のミスしやすい所は何だろう。3つあげてみよう」と自分に問う。
・書いたものは見直す(直後、1時間後)。
・見直す際は、チェックシートを作り、他の方のを見つつ、指さしで確認。
・文章は逆さからも読みなおす。
・できれば印刷する。無理ならメモ帳に貼り付ける。
--------------------------------------------------------------------------


個々に応じた対策
(「この書類のミスしやすい所は何だろう。3つあげてみよう」の回答に相当する)
(1)台帳
・書かないといけない箇所に書いていない(ずれている、不足、余分に書いている、モレ)
・書く箇所自体が不足している(日付、内容)
・書き方が不適切
(2)週報
・誤字、脱字、変換ミス
・自由記述があるため、日本語がおかしくなっている可能性がある
・レイアウトがコピペ元のままになっている
(3)旅費
・日付(申請する日付と旅費が発生した日付が異なることがあるため、それを合わす)
・目的の記述がおかしい(コピペ元のまま)
・記入ミス(出発と到着、時間、備考欄の記述、合計金額、年度、駅名の誤字)

◆実行スケジュールの作成

(1)台帳
実はこれを書く機会はしばらくありません。「その1」のエントリーを書いていた時は
あったのですが、時間が空いてしまったため機会がなくなりました。今後似たような書類を
書くことはあるのでそちらに応用していきたいと思います。(汎化)

(2)週報
これは1週間に1回あります。事前に上記「共通の対策」の所をコーピングカードとして持ち歩き
1日1回出社前に見直そうと思います。週報を書く前は共通だけでなく事前の対策の箇所も意識して
書こうと思います。

(3)旅費
これは随時あるのですが、月末にすることが多いのでその時になれば実施します。
週報の所とほとんど同じですが。

実際やってみてどうかも報告できればと思います。

↓コーピングカードの作成例

copying_card01.jpg





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