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書類ミスに対する問題解決療法の適用【その1】

先日書いた問題リストを問題解決療法をつかって対処していきます。
問題解決療法は認知再構成法(カラム法)と並ぶ認知行動療法の大技法(ビッグ・テクニック)で、
なるべく身につけたい技法の一つです。(私は身につけるべく練習をしている最中です。)

問題解決療法は扱う人によってやや異なるが(例えば,大野(2003) 金井(2005) 佐藤(2008) 伊藤(2008) Laurence(2009) Nezu(1989) Zurilla(1995))、大まかにまとめると
(1)問題を把握する

(2)目標を決める

(3)目標を実行するための手段を案出する

(4)手段を評価し実行する

の4段階に分かれます。
これに加え問題解決法を複数回使う「多段階式」問題解決法も必要と私は考えてます。

(1)問題を把握する
困ったリストに書いた「書類のミス」というのはいわば問題に対するタイトル、題名みたいなものです。
その実態を書きます。

・旅費を申請する際に、行き先を書く欄があるのだが、そこが間違っていた。
・週報で2/16とすべきとこを2/18と書いていた。
・修正したプログラムを書く台帳に不要なものを入れて必要なものをいれていなかった。

(2)目標を設定する

・旅費申請の書類にミスが0の状態
・しかるべき日付が書かれた週報
・必要な情報が入った台帳

(3)目標を実行するための手段を案出する
ここはブレインストーミングの手法でひたすら出します。正直言ってなかなか難しいです。私は一人でやってます。
原則として a.量をなるべく出す b.判断を延期する(使えるかしょうもないかは後で判断する) c.多様性(案を組みあわせる、幅広く考えるなど)
以下、整理せず思いついたままあげます。


見直す。 PCの前に「書類を見直すこと」と書いた付箋を張り付ける。
ミスしやすいポイントを事前にあげる。旅費の申請なら、申請をあげた日と旅費が発生した日が違うのでミスしやすい。出発時間を2か所書くがそこが違う時間を書いてしまうときがある。
この書類を書く意味を考える。台帳の件だとこの書類をみて他社の方が作業をされる。だとするとちゃんと書かないといけない。
印刷する。印刷プレビューでみる。メモ帳に張り付けてみる。
★文章校正の方法を調べる。インターネットで対策を調べる。yahoo知恵袋など。
時間が経ってから見直す。(トイレへ行く。お昼前に終わらして昼食後に見直す)
なるべく落ち着いてする。「これが終われば帰れる。はやく終わらそう!」と思ってるとミスが出る。
★(→これをするにはどうすればよいだろうか)
旅費の件はコピペをしてミスしたので、コピペに頼らずに自力で書く。
一つ一つチェックする。他の人にチェックする。チェックシートを作ってチェックする。
先輩はどう対策されているか考えを伺う。書く前にハッ!!と気合いを入れる。
書類に限らずほかのチェックはどうされているか調べる。電車の車掌さん→指さし確認
★(→ミスが許されない職業に従事されている方(例:医療)はどうされているのか)
「自分は書類をミスしやすいんだ」と心の中で意識する。
紙に印刷して逆さから読む。他の方が同じ書類を書かれていたらそれを見る。


こんな感じでした。おそらくプロの方は50個くらいはあげれるのではと思います。
★がついたのは実際に調べてみないとわかりません。しらべた後、問題を再定義してまた問題解決法を適用するかもしれません。そういう意味で「多段階式」問題解決法と上記しました。

これ以降は次回へつなげます。

【参考文献】
以前のあげている書籍は省略します。
大野(2003)『こころが晴れるノート』
金井(2005)「問題解決療法」こころの科学 121
佐藤(2008)『SST ステップ・バイ・ステップ方式』
Laurence(2009)『不安と抑うつに対する問題解決療法』
Zurilla(1995)『問題解決療法』


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