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相手にわかりやすく報告するには

■相手にわかりやすく報告するには

 仕事をしていると上司に報告したり相談しなければいけませんが、
よく相手に伝わっていないことがありました。人によっては「ちゃん
と言って」ってきつく言われてしまい、傷つくことが多々ありました。

 こういうときは『段階的添削』が役に立ちました。
以下のシートをご覧ください。

段階的添削シート


要は上司に報告する前に、少し話の内容を整理すればいいという話しです。
頭の中でなく、エクセルなどに記入することで外在化するのがポイントです。
(慣れれば、頭の中でもできるようになると思いますが、はじめは丁寧にするようにします。)

「100% 言いたい」には、頭の中にある疑問や報告したいことのすべてを書きます。
そして「80% 言いたい(削る)」に「100% 言いたい」の内容を80%削ったものを記入します。

ここが大切です。要するにわかりやすく話せない時って、内容が過剰(余計な説明がある)か
過小(必要な説明が足りない)、話す順番が整理されてない
ときなので、段階的に添削することで、話す内容を適切にし、整理します。


実例で見てみます。

【事例】
 あるシステム開発で、ある業務をオンライン処理(即時)とバッチ処理(一括)の
両方を製造することになった。
 プログラムはなるべく共通化することになり、もしオンラインとバッチで異なるところがあれば、
報告をあげることになった。

私はまず100%を記入した。

100%


そして、その100%の内容をもとに80%を記入した。

80%


検討してみたが、要するにデータの取得件数がちがうことだ、と気づき
書きなおしました。より言いたいことが絞られました。

困難度と満足度を記入し、報告しました。結果のシートは省略しますが、
作業依頼者は納得してくださり、スムーズにすすめました。


多少面倒ですが、こういう手続きを経た方が
いいのだと感じました。

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