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相手にわかりやすく報告するには

■相手にわかりやすく報告するには

 仕事をしていると上司に報告したり相談しなければいけませんが、
よく相手に伝わっていないことがありました。人によっては「ちゃん
と言って」ってきつく言われてしまい、傷つくことが多々ありました。

 こういうときは『段階的添削』が役に立ちました。
以下のシートをご覧ください。

段階的添削シート


要は上司に報告する前に、少し話の内容を整理すればいいという話しです。
頭の中でなく、エクセルなどに記入することで外在化するのがポイントです。
(慣れれば、頭の中でもできるようになると思いますが、はじめは丁寧にするようにします。)

「100% 言いたい」には、頭の中にある疑問や報告したいことのすべてを書きます。
そして「80% 言いたい(削る)」に「100% 言いたい」の内容を80%削ったものを記入します。

ここが大切です。要するにわかりやすく話せない時って、内容が過剰(余計な説明がある)か
過小(必要な説明が足りない)、話す順番が整理されてない
ときなので、段階的に添削することで、話す内容を適切にし、整理します。


実例で見てみます。

【事例】
 あるシステム開発で、ある業務をオンライン処理(即時)とバッチ処理(一括)の
両方を製造することになった。
 プログラムはなるべく共通化することになり、もしオンラインとバッチで異なるところがあれば、
報告をあげることになった。

私はまず100%を記入した。

100%


そして、その100%の内容をもとに80%を記入した。

80%


検討してみたが、要するにデータの取得件数がちがうことだ、と気づき
書きなおしました。より言いたいことが絞られました。

困難度と満足度を記入し、報告しました。結果のシートは省略しますが、
作業依頼者は納得してくださり、スムーズにすすめました。


多少面倒ですが、こういう手続きを経た方が
いいのだと感じました。

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1日の振り返り

作業が遅い件ですが、
今まで自分はそういう作業が遅い人間なんだ、と思ってました。
だから作業が遅いのは時間が足りないからという理由しかでなかったのです。

先輩から言われて気付いたのですが、予定した時間に終えれない私を見て
「君は時間内の終わらすことができる。もし終わらせないなら作業依頼をしない。
するということはできると見込んでいるからだ。でも、今できてないのは理由が
ある。それを特定するべきだ。」

と言われて納得しました。

なるほど私には時間内に終わらせることができるのか…
根拠はどこにあんねんって突っ込みたいのですが、
今はそれは保留しておきます。

ちょっとしてみました。

1点目
帳票出力するプログラムが予想以上に時間がかかった。
(予想4h 実績6h)
なぜか?
⇒PG完了後の動作確認で原因不明のエラーが出て、原因を特定するのが時間がかかった。
なぜか?
⇒PG中にlogを埋めてなかったから。
なぜか?
⇒PGにlogを埋めることを忘れていた。
なぜか?
⇒まとめてない。

要するに
⇒プログラミングをする前にミスしやすい点を見落としていた。
今後の対策
⇒プログラムをする前にミスしやすいリストを作り見直す。

2点目
帳票出力するプログラムが予想以上に時間がかかった。
(予想4h 実績6h)
なぜか?
⇒PG完了後の動作確認で原因不明のエラーが出て、原因を特定するのが時間がかかった。
どこが間違っていたのか?
⇒仕様書に記述されたサブルーチンに設定するパラメータが間違っており、
気付いていたが、報告しなかった
なぜか?
⇒サブのパラメータが間違っていても、帳票に出力されないだけと思っていたから。
エラーが発生すると、どういう経路を通るか理解しきれてなかった。


要するに
⇒エラー発生時の理解が不十分だった
今後の対策
⇒エラー処理のしくみを理解する。


なんかあれですね… こういうのって新入社員がするようなことですよね。
もちろん、私もできなかったら分析はしてましたよ。でも今思うと不十分でしたね。
そのあたりが私の仕事に対する姿勢の甘さですね。
くやしいですが、もう一度頑張ります…

あともう一つなにがすごいか言うと健常者、いわゆる「普通の人間」は
こういうことを人から言われないで、ちゃんと分析するのがすごい。

どうしても私は高校と大学は逃げていたので、こういう基本的な問題解決力も
そなわってないないのでしょう。

悔むだけです… まぁでも当時の自分を振り返れば
そうせざるをえない状況だった。もし動いていれば激しい苦痛に悩む日々であることが
容易に予想されていたので仕方ないですが…

記録

さっそく実行してみました。

効果はあったと思います。
会社に着くまでに作業の流れをイメージし
あとはストップウォッチを実行しexcelに記録してみました。

回数を重ねれば時間は減ります。
時間がかかっているのは操作が手間取ってしまったり
ファイルの場所がわからない、などでした。
このあたりを減らせればもっと時間短縮が見込めるかもしれません。

purinto.jpg

認知行動療法と仕事のインタフェース

ここ1週間はほぼ毎日似たことの繰り返しでした。

仕事上の問題点がありまして、作業に時間がかかってしまいます。
これを認知行動療法によって対処してみます。

認知行動療法でまずするのは問題のアセスメントです。
問題がどうなっているか調査するのです。

このケースだと、作業を分解し一つ一つ時間を計測します。
おそらくそこから見えてくることがあるはずです。
そして目標時間を設定しそれを達成するには何ができるか
解決策を探ります。

明日実施し報告します。

最近私が関心があるのは仕事での困り事の解決策として認知行動療法を生かすことです。
うつ病、不安障害、人格障害…などさまざまな困り事に
CBTは有効性が示されています。
CBTは問題解決力をつけて問題に対処できるようにする治療法
ですので、別に精神疾患だけに効果があるという訳ではないはずです。
現にビジネス書を見ると認知行動療法に似ているものが
なくはないです。

認知行動療法と仕事のインタフェースについて
検討していこうと思います。
プロフィール
現在、27歳社会人(SE)

Author:コンラット
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